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Règlement intérieur de Cazalrando

Validation AG du 10/11/2018

En adhérant à « Cazalrando », chaque membre s’engage à respecter les statuts et le règlement intérieur de l’association. Ces documents sont à la disposition de chaque adhérent sur le site internet de l’Association.

I – OBJECTIFS ET FONCTIONNEMENT.

L’association, affiliée à la FFRandonnée, a pour but la pratique et le développement de la randonnée pédestre ; la découverte de la région, de son environnement et de son patrimoine, agrémente nos randonnées dans la convivialité et la bonne humeur.

Adhésions :

L’adhésion classique à Cazalrando est composée de la cotisation propre au club et de celle permettant d’obtenir la licence FFRandonnée.

L’adhésion club peut être délivrée dès septembre. Son montant annuel est proposé par le Conseil d’Administration et entériné lors de l’Assemblée Générale.

Pour les renouvellements, la licence FFRandonnée est accessible de septembre à décembre, l’assurance souscrite avec la licence est valable jusqu’au 31 décembre de la saison FFRandonnée concernée. La licence elle-même est valide du 1er septembre N au 31 août N+1. Tout nouvel adhérent peut être accueilli tout au long de l’année.

Activités :

Les randonnées hebdomadaires sont préparées par les adhérents volontaires qui en déterminent les détails et qui en assurent le éroulement. En cas d’incident nécessitant l’intervention des secours, appeler le 15 ou le 112. L’animateur doit être en mesure de situer, sur une carte IGN ou autre, la position du groupe de la manière la plus précise possible et de préférence en utilisant les coordonnées UTM.

Un programme trimestriel des randonnées est envoyé par mail aux adhérents. Il figure également sur le site internet de Cazalrando. Pour les adhérents n’ayant pas de mail, il peut leur être remis un exemplaire papier.

Des séjours ponctuels à durée variable (week-end, semaine ou plus), peuvent être proposés aux adhérents plusieurs fois par an. Ces séjours peuvent être organisés par tout membre actif ou groupe de membres actifs

L’organisation, la destination et les coûts de ces séjours doivent être validés par le bureau de Cazalrando.

Les membres actifs constituent prioritairement les groupes relatifs à ces séjours.

Dans la limite des places restant disponibles, les adhérents au club cazalrando mais licenciés dans un autre club peuvent participer à ces séjours à la condition de disposer d’une licence comprenant Responsabilité Civile et dommages corporels (au minimum IRA).

Sauf cas de force majeure, toute personne engagée dans un séjour valide de fait le programme des activités proposées et elle est donc tenue d’y participer.

Une randonnée prévue au calendrier trimestriel ne peut être annulée par le responsable seul. Exceptionnellement une permutation entre 2 dates peut être effectuée en accord avec le Président. En cas de force majeure, seul le Président est habilité à annuler une sortie (ex : vigilance orange, etc…)

Sauf cas particulier, le point de rendez-vous est toujours Place Hugues Salel à Cazals. Les marcheurs se rendant directement au point de départ de la randonnée doivent s’informer des modifications éventuelles auprès du responsable de la randonnée du jour.

L’animateur est doté de la trousse de secours de groupe permettant de prévenir et de soigner des incidents mineurs de type « bobologie ».

Lors des sorties, chacun doit disposer de sa licence, de sa carte vitale et du n° de téléphone de la personne à prévenir en cas de difficulté, d’une trousse de 1er secours, de quoi se désaltérer et être équipé d’une tenue adaptée en tenant compte du terrain et de la météo. Les chaussures de marche tige haute à semelle crantée et amortissante sont fortement conseillées, voire indispensables.

Nul ne peut quitter seul(e) une randonnée sans l’accord du responsable de la marche. Les animaux de compagnie ne sont pas acceptés même tenus en laisse.

Le covoiturage est à privilégier.
Chaque passager doit régler au chauffeur/propriétaire du véhicule les montants suivants :
– De 50 à 100 km A/R, 2 €.
– Au-delà de 100 km A/R, selon les frais réels évalués par le chauffeur.

Concernant les randos hebdomadaires, dans la mesure du possible, chacun met son véhicule à disposition à tour de rôle.

Diffusion des photos prises dans le cadre des activités de l’association :

Les adhérents autorisent la diffusion de photographies prises dans le cadre des activités de l’association à des fins de représentation (site internet, blog, publications de l’association). Les personnes s’y opposant, doivent le spécifier au président.

Consommation de boissons :

La consommation de boissons alcoolisées ou de tout autre produit toxique est interdite lors des randonnées. Dans toutes les autres situations impliquant Cazalrando (séjours, manifestations…) la responsabilité du club ne saurait être engagée, seule celle du consommateur sera retenue.

II- MEMBRES DE l’ASSOCIATION: droits et devoirs de chacun :

1- Membres actifs : Personnes qui paient l’adhésion au club + la licence FFRandonnée comprenant l’assurance. Ces membres peuvent participer à toutes les activités de Cazalrando.
Ils doivent :

  • Etre à jour de la cotisation club.
  • Etre titulaire de la licence FFRandonnée.
  • Avoir fourni un certificat médical de non contre-indication à la pratique de la marche dans le cadre d’une première licence. Ce Certificat est valable 3 ans selon les conditions actuelles de renouvellement de licence. Durant la période de validité de 3 ans du certificat médical et lors de chaque renouvellement de licence, le pratiquant devra fournir un questionnaire santé conforme aux prescriptions exigées par la Fédération.

2- Membres sympathisants : Sont considérés comme sympathisants de Cazalrando, les personnes « non marcheurs » qui acquittent l’adhésion au club.

3- Membres d’un club extérieur : Ce sont les marcheurs licenciés Fédération Française de Randonnée mais inscrits dans un autre club de marche. Ils doivent :

  • Régler le montant de l’adhésion à Cazalrando
  • Fournir la photocopie de leur licence FFR.

4- Marcheurs occasionnels : Les nouveaux arrivants, vacanciers ou locaux peuvent participer à 3 marches au plus. Au-delà, ils doivent adhérer et devenir membres actifs du club.

Tout membre ayant un comportement non conforme à l’esprit du club et à ses intérêts et qui serait, par essence, préjudiciable au bon fonctionnement de Cazalrando, s’expose par décision du Conseil d’Administration au non renouvellement de son adhésion.

III- LES POSTES ET LES RESPONSABILITES DANS L’ASSOCIATION

Le Président :

  • Il engage sa responsabilité personnelle et celle de l’association dans chaque action menée par celle-ci.
  • Il assure la tenue des réunions et veille à l’application des décisions prises en assemblée générale et en conseil d’administration.
  • Il représente l’association auprès des partenaires, il communique auprès des médias, en direction des adhérents…
  • Il peut agir en justice et défendre les intérêts de l’association.
  • Il est le donneur d’ordre des dépenses.
  • Il se porte garant des propos tenus par l’association.
  • Il veille à la bonne application des statuts et du règlement intérieur.

Le vice-président :

  • Il est investi des mêmes responsabilités en cas d’absence du Président ou en cas de vacance du poste.
  • Il participe à la vie de l’association et mène des actions en accord avec le Président, le bureau.

Le trésorier :

  • Il est garant de la gestion comptable : il assure la tenue des livres de comptes.
  • Il effectue les opérations de dépenses définies et ordonnées par le Président.
  • Il présente périodiquement au bureau et au CA la situation financière.
  • Il gère les adhésions, cotisations, licences et subventions.
  • Il établit le rapport financier annuel pour le soumettre à l’assemblée générale

Le trésorier adjoint :

  • Il assiste le trésorier dans ses fonctions.

Le secrétaire :

  • Il est chargé des convocations, de la correspondance de l’association, de la diffusion de l’information après validation par le Président.
  • Il rédige les comptes rendus de l’Assemblée Générale, des Conseils d’Administration et des réunions de bureau ; il les communique après validation du Président.
  • Les comptes rendus sont co-signés par le Président et le secrétaire.
  • Il veille au bon archivage des documents administratifs.
  • Il tient à jour les coordonnées des adhérents.
  • Il prépare les programmes trimestriels des randonnées et les diffuse en accord avec le président.
  • Il est chargé des déclarations en préfecture (modification des statuts, du bureau et autres déclarations légales), de la vérification du registre spécial coté et paraphé, des procès-verbaux.

Adresse de l’association : Association Cazalrando, Mairie – 46250 CAZALS
Adresse mail : cazalrando@gmail.com
Site internet www.cazalrando.com

Nom Prénom, Signature Président
Nom Prénom Signature Secrétaire
Nom Prénom Signature Trésorier

English

Rules of procedure of Cazalrando

Validation of the GA of 10/11/2018

By joining “Cazalrando”, each member undertakes to respect the statutes and internal rules of the association. These documents are available to each member on the Association’s website.

I – OBJECTIVES AND FUNCTIONING.

The association, affiliated to the FFRandonnée, aims to practice and develop hiking; the discovery of the region, its environment and its heritage, and enhance our hikes in a friendly and good manner.

Membership :

The classic Cazalrando membership is composed of the club’s own membership fee and the FFRandonnée licence.

The club membership can be delivered from September. The annual fee is proposed by the Management Board and ratified at the General Assembly.

For renewals, the FFRandonnée licence is available from September to December, the insurance taken out with the licence is valid until 31 December of the FFRandonnée season concerned. The licence itself is valid from 1st September N to 31st August N+1. Any new member can be welcomed throughout the year.

Activities :

The weekly hikes are prepared by the volunteer members who determine the details and ensure the running of the hike. In case of an incident requiring the intervention of the emergency services, call 15 or 112. The leader must be able to locate the group’s position on an IGN map or other map as accurately as possible, preferably using UTM coordinates.

A quarterly programme of hikes is sent by e-mail to members. It also appears on the Cazalrando website. For members who do not have an e-mail address, a paper copy can be provided.

One-off trips of varying duration (weekend, week or more) can be offered to members several times a year. These trips can be organised by any active member or group of active members

The organisation, destination and costs of these trips must be approved by the Cazalrando Officers.

Active members have priority to participate in these trips.

Within the limits of available places, members of the Cazalrando club but licensed in another club can participate in these trips on the condition that they have a licence including civil liability and personal injury (at least IRA).

Except in the case of force majeure, any person taking part in a trip validates the programme of activities proposed and is therefore obliged to participate.

A hike planned in the quarterly calendar cannot be cancelled by the person in charge alone. Exceptionally, a permutation between 2 dates can be made in agreement with the President. In the event of force majeure, only the President is authorised to cancel an outing (e.g.: orange alert, etc…)

Except in special cases, the meeting point is always Place Hugues Salel in Cazals. Walkers going directly to the starting point of the hike must inform themselves of any changes with the person in charge of the day’s hike.

The leader is equipped with a group first aid kit to prevent and treat minor injuries.

During the outings, everyone must have their licence, their health card and the telephone number of the person to be contacted in case of difficulty, a first aid kit, something to drink and be equipped with suitable clothing, taking into account the terrain and the weather. High quality walking shoes with cushioned soles are strongly recommended, indeed essential.

No one may leave a walk alone without the agreement of the walk leader.

Pets are not allowed, even on a leash.

Carpooling is to be preferred.

Each passenger must pay the driver/owner of the vehicle the following amounts:

  • From 50 to 100 km return, 2 €.
  • Beyond 100 km, according to the real costs evaluated by the driver.

For the weekly tours, as far as possible, each person will take turns to make their vehicle available.

Distribution of photos taken during the activities of the association:

Members authorise the distribution of photographs taken as part of the association’s activities for representation purposes (website, blog, association publications). Those who do not agree to this must specify it to the president.

Consumption of drinks:

The consumption of alcoholic beverages or any other intoxicant is forbidden during the hikes. In all other situations involving Cazalrando (stays, events…) the club accepts no responsibity for a member’s consumption of alcohol or other intocicants.

II- MEMBERS OF THE ASSOCIATION: rights and duties of each member :

1- Active members : Persons who pay the membership fee to the club + the FFRandonnée licence including insurance. These members can participate in all activities of Cazalrando.
They must :

  • Be up to date with their club membership fee.
  • Be a holder of the FFRandonnée licence.
  • Have provided a medical certificate of no contraindication to the practice of walking in the context of a first license. This certificate is valid for 3 years according to the current conditions for licence renewal. During the 3-year validity period of the medical certificate and at each licence renewal, the participant must provide a health questionnaire in accordance with the Federation’s requirements.

2- Supporter members: Are considered as supporters of Cazalrando, the people “non walkers” who pay the membership to the club.

3- Members of an external club: These are walkers who are members of the Fédération Française de Randonnée but registered with another walking club. They must :

  • Pay the membership fee to Cazalrando
  • Provide a photocopy of their FFR licence.

4- Occasional walkers : Newcomers, holidaymakers or locals can participate in a maximum of 3 walks. Beyond that, they must join and become active members of the club.

Any member whose behaviour does not conform to the spirit of the club and its interests and which would be, in essence, prejudicial to the smooth running of Cazalrando, will be liable, by decision of the Cazal officers, to the non-renewal of their membership.

III- POSITIONS AND RESPONSIBILITIES IN THE ASSOCIATION

The President:

  • He/she is personally responsible for the association’s actions.
  • He/she is responsible for holding meetings and ensuring that the decisions taken at the General Assembly and the Board of Directors are implemented.
  • He/she represents the association with its partners, communicates with the media and with members.
  • He/she can take legal action and defend the interests of the association.
  • He/she is the person who orders the expenses.
  • He/she is the guarantor of the association’s statements.
  • He/she ensures that the statutes and internal regulations are properly applied.

The Vice-President:

  • He/she has the same responsibilities in the event of the President’s absence or in the event of a vacancy in the post.
  • He/she participates in the life of the association and carries out actions in agreement with the President and the Bureau.

The Treasurer:

  • He/she is responsible for the accounting management: he/she keeps the books of account.
  • He/she carries out the expenditure operations defined and ordered by the President.
  • He/she periodically presents the financial situation to the Executive Committee and the Board.
  • He/she manages memberships, subscriptions, licences and subsidies.
  • He/she draws up the annual financial report to be submitted to the General Assembly.

The assistant treasurer:

  • He/she assists the treasurer in his/her duties.

The secretary:

  • He/she is in charge of the convocations, the correspondence of the association, the diffusion of the information after validation by the President.
  • He/she writes the minutes of the General Assembly, the Board of Directors and the Executive Committee meetings; he/she communicates them after validation by the President.
  • The minutes are co-signed by the President and the secretary.
  • He/she shall ensure that the administrative documents are properly archived.
  • He/she keeps the members’ contact details up to date.
  • He/she prepares the quarterly walking programmes and distributes them in agreement with the President.
  • He/she is in charge of the declarations to the prefecture (modification of the statutes, of the office and other legal declarations), of the verification of the special register, quoted and initialed, of the minutes.

Address of the association: Association Cazalrando, Mairie – 46250 CAZALS
Email address: cazalrando@gmail.com
Website www.cazalrando.com

Name First Name Signature President
Last name First name Signature Secretary
Name First Name Signature Treasurer